Što je KANBAN? Dio 1.

Kada biste pitali što je KANBAN, većina ljudi bi odgovorila to je ona ploča sa žutim listićima ili IT ploča /„dashboard“ na kojem se vidi u kojem je statusu realizacija zadataka. Kada bi Toyota koja ga je razvila, tako koristila, nikada ne bi bili najefikasnija kompanija na svijetu. Međutim, KANBAN jesu listići, ali i puno više od listića i ploče. Ako ćemo baš cjepidlačiti, onda je pitanje je li ploču ispravnije zvati ANDON, nego KANBAN ploča.

Kako god, da ne zapnemo u formi i nazivima, što je manje-više nebitno, vratimo se suštini što je KANBAN. Svrha KANBAN sustava je postići „Just In Time“ proizvodnju / isporuku proizvoda ili usluga. To znači da je količina zaliha (backlog) prije, za vrijeme i nakon proizvodnje /ili isporuke usluga minimalna. „Just In Time“ u slobodnom prijevodu znači potreban proizvod ili usluga u potrebnoj količini u potrebnom vremenskom intervalu. Da bi se to postiglo potrebna su tri preduvjeta:

(1) Standardizirati proizvode ili/i usluge

(2) standardizirati trajanje procesa u odnosu na standardizirani proizvod ili uslugu,

(3) ORKESTRIRATI (integrirati) te procese po principu minimalnih zaliha.

Bez prva dva preduvjeta nemojte niti kretati u izgradnju KANBAN sustava.

Prvi preduvjet „Standardizirati proizvode ili/i usluge“. Već na ovom koraku odustane ili padne većina onih koji žele implementirati KANBAN, pa završe samo na ploči/dashboardu koju zovu KANBAN ili ploči sa žutim listićima koju brzo prestanu koristiti. Razlog za to je, kako navode, što su zadaci koji rade specifični. To znači da rezultat njihovog rada, odnosno proizvod ili uslugu nije moguće standardizirati. Moje osobno iskustvo kao elektroničar i električar na platformi, brodovima, ponekad i strojar u raznim drugim pogonima, građevini, vodio i/ili sudjelovao u brojnim projektima, a zadnjih 8 godina kao konzultant, mogu reći da se sve može standardizirati! Potkrijepit ću svoje razmišljanje jednim vrlo „starim“ primjerom. TV signal je bio analogni. Fotografije su bile analogne. Nakon standardizacije (ili aproksimacije analognog signala) su postale digitalne. Dakle, može se kad se hoće i zna kako.

Na koji način nije tema ovog članka. Može me kontaktirati onaj kojeg to zanima.

Drugi preduvjet je standardizacija trajanja procesa što logički slijedi iza standardizacije isporuka. I za ovu standardizaciju mnogi kažu da nije moguće. Međutim, tu dolaze do kontradikcije samih sa sobom. Na primjer u građevini investitor traži rok dovršetka projekta. Da bi do toga došli moramo znati rokove dovršetka svake faze projekta, a da bi do toga došli moramo znati koliko traje iskop, zidanje, postavljenje oplate, betoniranje,… I sada, ako znamo trajanje svake usluge pojedinačno po jedinici mjere, kako nismo u stanju definirati standardnu uslugu ili proizvod. Da bi prepoznala varijacije i gubitke, Toyota Just In Time predviđa tri trajanja: (1) Takt Time / Processing Time (najčešće teoretsko trajanje izrade nekog komada ili jedne isporuke usluge) kada bi samo to radili, (2) Cycle Time – Stvarno vrijeme potrebno za isporuku istog komada ili usluge i (3) Lead Time – vrijeme koje vidi korisnik (kupac) proizvoda ili usluge. Sva ta vremena će uvijek varirati u plus ili minus iz različitih razloga. Zato odredimo dopuštena odstupanja kojima pokrivamo većinu izuzetaka. Ako je broj izuzetaka koji izlaze iz okvira tolerancije previše, onda smo promašili u standardizaciji proizvoda i usluga (pod 1).

Treći preduvjet je orkestracija procesa. Tu namjerno ne koristim riječ integracija, jer je to informatički termin, i može i ne mora biti dio orkestracije. Orkestracija u smislu postizanja „Just In Time“ principa znači da su svi procesi tako vremenski posloženi da osiguravaju minimalnu zalihu svakom pojedinačnom procesu u lancu vrijednosti do korisnika. Ovo je moguće jedinio i samo onda ako smo standardizirali proizvod i usluge i njihovo trajanje isporuke / izrade. Ovi u Toyoti nisu sigurno tako glupi da nisu predvidjeli zastoje, probleme ili kako mi volimo reći „nesukladnosti“. Oni to rješavaju uvođenjem nadzora ili kontrole nad procesima u realnom vremenu pomoću tih famoznih KANBAN ili ANDON ploča. Kako se nadzire, kontrolira i upravlja nekim lancem vrijednosti do korisnika je cijela priča koja ne može stati u ovaj članak.

Kada ste uspjeli ispuniti sva tri preduvjeta i definirali u trećem utjecaj pojedinih procesa na druge procese možete implementirati KANBAN sustav. Najzabavniji su oni koji misle da će varijacijama i kontrolom procesa zamijeniti standardizaciju. Nekiće, nakon nekog vremena shvatiti u čemu je problem, a neki će i dalje bacati novce u unaprjeđenje procesa…

KANBAN je sustav naručivanja i povlačenja (PULL) proizvoda ili usluga od prethodnog u lancu vrijednosti. Sustav je principijelno jednostavan i logičan. Ako sam od nekog nešto naručio i tražio da mi isporuči po nekom zadanom redoslijedu i s unaprijed zadanim vremenom isporuke, onda je dovoljno da u datom trenutku uzmem prvi idući komad iz zaliha i taj komad mora odgovarati sekvenci kako sam i naručio. Ako su svi procesi usklađeni (orkestrirani) onda će svi komadi potrebni da bih sastavio konačni proizvod odgovarati za taj proizvod bez da razmišljam o tome jesam li uzeo pravi dio za taj proizvod. Isto vrijedi za sekvenciranje / scheduling u bilo kojoj industriji.

Logistika je servisna industrija. Njihov posao je da u skladu s mojim narudžbama i sekvencama dovoze dijelove i materijal na lokaciju i popune moje unaprijed definirane police za pojedine proizvode. Na taj način, ja mogu rutinirano uzimati dio i bez gledanja biti siguran da je to baš pravi za neki konačni proizvod na kojem upravo radim. Ako je sustav dobro orkestriran, ista tu logistiku će na skladištu dobavljača dočekati dijelovi posloženi na točno određeni način kako je pisalo u narudžbi (KANBAN karticama), i oni će „pullati“/povući teret bez velikog gubitka vremena na kontroli i ukrcaju. Kako naručitelj i dobavljač u pravilu nemaju isti aplikativni sustav KANBAN kartica predstavlja specifikaciju za INTEGRACIJU dva sustava u realnom vremenu.

Problem primjene schdulinga /sekvenciranja je u tome što to na zapadu rade centralni dispečeri, a u Just In Time sustavu to radi KANBAN automatika na temelju prva dva preduvjeta. Ili sam tehničar u servisnoj industriji.

U ovom prvom članku o KANBAN metodi, cilj mi je bio pojasniti što je KANBAN na jednostavan način i koji su preduvjeti za uvođenje KANBAN sustava. U idućim člancima ću se posebno pozabaviti KANBAN-om za IT, za „field service“ za proizvodnju i za projekte. Uvođenje KANBANA nije nimalo jednostavan zadatak. Može trajati i više godina u ovisnosti o veličini organizacije, odnosa s dobavljačima i podizvođačima i općenito načinom upravljanja tvrtkom. Moguće je i puno brže ukoliko tvrtka prihvati određena pravila i spremna je promijeniti način upravljanja. Kako god, ispravno uveden KANBAN sustav u kratkom periodu povećava produktivnost i smanjuje zalihe za više od 3 puta.

Zato sam odlučio u idućim člancima prikazati glavne odrednice primjene Just In Time / TPS KANBAN sustav u različitim industrijama.